Le livre de société (livre de minutes), Ça sert à quoi?

Droit des affaires

Publié par Mylène Turcotte - 30 avril 2024

Au moment de constituer votre société par actions, il y a quelques années, vous avez utilisé le service en ligne sur le site Web du Registraire des entreprises du Québec (« REQ »)[1] et avez reçu un certificat de constitution au nom de votre société.

Votre entreprise a été florissante au cours des années et un tiers se montre aujourd’hui intéressé à faire l’acquisition des actions que vous détenez dans cette société. Après avoir signé un engagement de confidentialité, il vous demande divers documents, dont une copie de votre « livre de société », afin de lui permettre de compléter sa réflexion et de décider s’il vous présentera une offre d’achat. Un peu embêté, vous contactez un conseiller juridique afin de savoir de quoi il s’agit et si ce tiers a le droit de vous demander ces documents.

Le « livre de société »

Le conseiller juridique vous explique qu’une fois le certificat de constitution obtenu, les choses ne s’arrêtent pas là! Il faut procéder à l’organisation juridique de la société, notamment pour :

• adopter un « livre de société »;
• adopter un règlement intérieur;
• autoriser l’émission des actions;
• établir des modèles de certificats d’actions et les émettre;
• nommer les dirigeants;
• convenir de la date de fin d’exercice financier;
• nommer un vérificateur (auditeur) des comptes de la société pour l’exercice financier en cours ou y renoncer et nommer un comptable professionnel agréé;
• préparer les divers registres corporatifs (administrateurs, dirigeants, actionnaires, actions/valeurs mobilières, bénéficiaires ultimes/particuliers ayant un contrôle important) (collectivement les « Registres corporatifs »);
• etc.

Tous ces documents sont habituellement réunis dans un livre communément appelé « livre de minutes », « livre de procès-verbaux » ou « livre de société ». Le conseiller juridique vous explique également que ce « livre de société » doit être mis à jour, annuellement, afin, notamment de :

• adopter les états financiers de l’exercice financier précédent (par les administrateurs);
• recevoir les états financiers de l’exercice financier précédent (par les actionnaires);
• procéder à l’élection des administrateurs et des dirigeants;
• nommer un vérificateur (auditeur) des comptes de la société pour l’exercice financier en cours ou y renoncer et nommer un comptable professionnel agréé;
• etc.

Le conseiller juridique ajoute que d’autres décisions prises en cours d’année devraient être documentées par des résolutions insérées au « livre de société ». Il vous mentionne, à titre d’exemples :

• les déclarations de dividendes ou de boni;
• les changements au conseil d’administration ou aux postes de dirigeants;
• l’émission, l’achat, le rachat ou le transfert d’actions;
• etc.

Il précise de plus que les Registres corporatifs doivent toujours être à jour, entre autres concernant les adresses des administrateurs, dirigeants et actionnaires.

Que prévoit la loi?

La création et le maintien à jour du « livre de société » permettent à une société par actions de se conformer à diverses obligations qui lui sont imposées par la Loi sur les sociétés par actions[2] (Québec) (« LSAQ »).

En vertu de la LSAQ, une société par actions régie par cette loi doit tenir deux (2) types de livres :

1. à son siège, des livres où figurent[3] :

1° les statuts, le règlement intérieur et toute convention unanime des actionnaires;

2° les procès-verbaux des assemblées et les résolutions des actionnaires;

3° les nom et domicile des administrateurs en indiquant, pour chacun, les dates de commencement et de fin de leur mandat;

4° le registre des valeurs mobilières[4].

Ces livres peuvent être consultés par les actionnaires de la société, pendant les heures normales d’ouverture de ses bureaux, et ces derniers peuvent en obtenir gratuitement des extraits. De plus, les actionnaires peuvent, sur demande et sans frais, obtenir une copie des statuts, du règlement intérieur et de toute convention unanime des actionnaires[5].

2. à son siège ou en tout autre lieu désigné par le conseil d’administration[6]:

1° des livres comptables[7];

2°des livres où figurent les procès-verbaux des réunions ainsi que les résolutions du conseil d’administration et de ses comités.

Sauf disposition contraire de la loi, seuls les administrateurs et le vérificateur (comptable) de la société peuvent avoir accès à ces livres.

Pour ces deux (2) types de livres :

1. Sauf disposition contraire de la loi, la société peut les conserver, à l’extérieur de son siège, en totalité ou en partie, si les conditions suivantes sont réunies[8]:

1°  l’information contenue dans ces livres est accessible pour consultation, sur un support adéquat, pendant les heures normales d’ouverture au siège de la société ou en tout autre lieu au Québec désigné par le conseil d’administration;

2°  la société fournit l’aide technique nécessaire à la consultation de l’information contenue dans ces livres.

2. La société doit être en mesure de produire les informations contenues dans les livres qu’elle tient dans un délai raisonnable et sous une forme intelligible[9].
3. La société doit, relativement à ces livres, prendre les mesures raisonnables pour empêcher leur perte ou leur destruction, pour assurer leur intégrité et pour faciliter la découverte et la rectification des erreurs qu’ils peuvent contenir[10].

La société à actionnaire unique

Vous avez entendu dire que si vous êtes le seul actionnaire d’une société, vous n’avez pas besoin de « livre de société ».

En vertu de l’article 217 de la LSAQ, si une société n’a qu’un seul actionnaire, ce dernier peut décider, par résolutions écrites, de retirer tous les pouvoirs que la loi accorde au conseil d’administration afin de les exercer lui-même, à titre d’actionnaire.  Dans ce cas, l’actionnaire peut choisir, par résolutions écrites, de ne pas :

• constituer de conseil d’administration;
• nommer de vérificateur;
• adopter de règlement intérieur

et il n’est pas tenu de se conformer aux exigences de la LSAQ en ce qui concerne les assemblées d’actionnaires et les réunions du conseil d’administration.

Il faut savoir cependant que les autres dispositions dont nous avons fait mention précédemment (en lien avec les articles 31 et suivants de la LSAQ) s’appliquent à la société qui n’a qu’un seul actionnaire.

De plus, un tiers qui envisage faire l’acquisition des actions d’une société pourrait être réticent à aller de l’avant s’il n’y a pas de « livre de société » qui lui permet de voir l’historique des principales décisions prises au cours des années.

En plus des situations d’acquisition d’actions, le « livre de société » est habituellement requis:

• pour consultation par les autorités fiscales, lors d’une vérification du dossier de la société.
• afin de rendre une opinion corporative dans le cadre d’une demande de financement auprès d’une institution financière ou dans le cadre de l’acquisition ou de la vente d’un bien immobilier.

Notre Cabinet accompagne plusieurs sociétés dans la création et la tenue à jour de leur « livre de société ». Restez à l’affût d’un article de Mylène Turcotte, avocate et associée de notre Cabinet, à paraître sous peu :  Vous avez décidé de tenir votre livre de société (livres de minutes) à jour? Notre service de mise à jour corporative est pour vous!

N’hésitez pas à consulter l’un de nos professionnels en droit des affaires au besoin.

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Le présent texte ne représente qu’un survol des questions juridiques présentées et ne constitue aucunement une opinion juridique en soi ni ne remplace une consultation avec un professionnel du droit, chaque dossier devant être analysé à la lumière des faits qui lui sont propres.

Si vous souhaitez plus d’informations concernant les questions présentées dans cet article ou pour toute autre question, n’hésitez pas à contacter un professionnel en en droit des affaires de notre Cabinet.

[1] Pour une société constituée en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (L.R.C. (1985), ch. C-44), il s’agit de Corporations Canada.

[2] (RLRQ, chapitre S-31.1). Pour des informations sur les dispositions applicables aux sociétés constituées en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions, qui sont, pour l’essentiel, similaires, n’hésitez pas à nous contacter.

[3] Article 31 LSAQ.

[4] L’article 33 LSAQ prévoit que le registre des valeurs mobilières doit contenir : (i) les noms et adresses de tous les actionnaires qui détiennent ou ont déjà détenu des actions et (ii), pour chacun d’eux, le nombre d’actions, la date et les détails de l’émission ou du transfert de chaque action et le montant dû sur chaque action, s’il y a lieu. Ce registre doit également inclure des informations concernant les débentures, obligations et billets.

[5] Article 32 LSAQ.

[6] Article 34 LSAQ.

[7] Article 34 LSAQ : Chaque livre comptable doit être conservé pendant une période de six ans suivant la fin de l’exercice auquel il se rapporte.

[8] Article 35 LSAQ.

[9] Article 37 LSAQ.

[10] Idem 8.